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E-Mails in SugarCRM archivieren
Wer kennt nicht das leidige Problem? Auf der einen Seite haben Sie eine Menge E-Mails in Outlook, Thunderbird oder einem anderen Mail Programm und auf der anderen Seite ist Sugar wo diese Infos hinein müssten.
Natürlich gibt es einige Tools die das Mail Herumgeschiebe automatisieren oder doch erleichtern sollen aber in Wirklichkeit taugen diese Programme recht wenig. Also sie tun (zumeist) schon das was sie sollen aber halt nur zumeist und nicht zuverlässig genug. Warum daher nicht die Sugar eigenen Werkzeuge verwenden? Die sind wenigsten immer am neuesten Stand und schlechter als das andere Zeug sind sie auch nicht (wir reden hier von E-Mails, nicht von Kontakten oder Aktivitäten).
Methode 1 - das Gruppenkonto
Gehen Sie in den Admin Bereich und dann unter "Eingehende E-Mails". Legen Sie dort ein neues Gruppenpostfach an (für das Konto das Sie mit Sugar synchronisieren wollen). Die Angaben sind so, wie Sie sie auch z.B. in Outlook eingetragen haben. Vergessen Sie nicht den Haken bei "E-Mails automatisch importieren" zu setzen.
Und das war's auch schon. Von jetzt an werden alle UNGELESENEN E-Mail automatisch in Sugar importiert (inklusive Text und Anhängen) und den Kontakten, Interessenten oder Firmen mit entsprechender E-Mail Adresse zugeordnet.
Methode 1a - das Gruppenkonto von einem Unterordner
Um nicht immer alle E-Mails zu importieren (warum wollen Sie den Menüplan der letzten 247 Wochen in Sugar haben?) können Sie jene Mails die Sie synchronisieren wollen auch einfach in einen Unterordner schieben und dann wie oben beschrieben nur diesen als Gruppenpostfach anlegen. Bitte beachten Sie aber dass E-Mails ungelesen sein müssen damit Sugar Sie importiert. Aber in fast allen E-Mail Programmen können Sie gelesene E-Mails über Knopfdruck in ungelesene verwandeln.
Methode 2 - Manueller Massenimport
Wie Sie ja wissen (oder auch nicht) können SIe im Sugar E-Mail Client über einen Rechtsklick auf eine E-Mail diese importieren. Dabei müssen Sie keine zusätzlichen Angaben machen, Sugar findet auch hier den richtigen Kontakt / Interessenten / Firma aufgrund der E-Mail Adresse. Aber natürlich können Sie auch manuell ein Sugar Objekt angeben.
Was aber kaum jemand weiß: Sie können dieses Spielchen auch mit 100 E-Mails zugleich machen. Markieren Sie alle die Sie importieren möchten, klicken Sie auf die rechte Maustaste und bestätigen Sie. Einfacher geht's nicht.
Und das Schöne ist: Selbst wenn Sie eine Adresse oder person erst später anlegen - die bereits importierte E-Mail ordnet sich dann selbsttätig zu.

E-Mails in SugarCRM archivieren

Wer kennt nicht das leidige Problem? Auf der einen Seite haben Sie eine Menge E-Mails in Outlook, Thunderbird oder einem anderen Mail Programm und auf der anderen Seite ist Sugar wo diese Infos hinein müssten.

Natürlich gibt es einige Tools die das Mail Herumgeschiebe automatisieren oder zumindest erleichtern sollen aber in Wirklichkeit taugen diese Programme recht wenig. Also sie tun (zumeist) schon das was sie sollen aber halt nur zumeist und nicht zuverlässig genug. Warum daher nicht die Sugar eigenen Werkzeuge verwenden? Die sind wenigsten immer am neuesten Stand und schlechter als alles andere sind sie auch nicht (wir reden hier von E-Mails, nicht von Kontakten oder Aktivitäten).

 

Methode 1 - das Gruppenkonto

Gehen Sie in den Admin Bereich und dann unter "Eingehende E-Mails". Legen Sie dort ein neues Gruppenpostfach an (für das Konto das Sie mit Sugar synchronisieren wollen). Die Angaben sind so, wie Sie sie auch z.B. in Outlook eingetragen haben. Vergessen Sie nicht den Haken bei "E-Mails automatisch importieren" zu setzen.Und das war's auch schon. Von jetzt an werden alle UNGELESENEN E-Mail automatisch in Sugar importiert (inklusive Text und Anhängen) und den Kontakten, Interessenten oder Firmen mit entsprechender E-Mail Adresse zugeordnet.

 

Methode 1a - das Gruppenkonto von einem Unterordner

Um nicht immer alle E-Mails zu importieren (warum wollen Sie den Menüplan der letzten 247 Wochen in Sugar haben?) können Sie jene Mails die Sie synchronisieren wollen auch einfach in einen Unterordner schieben und dann wie oben beschrieben nur diesen als Gruppenpostfach anlegen. Bitte beachten Sie aber dass E-Mails ungelesen sein müssen damit Sugar Sie importiert. Aber in fast allen E-Mail Programmen können Sie gelesene E-Mails über Knopfdruck in ungelesene verwandeln.

 

Methode 2 - Manueller Massenimport

Wie Sie ja wissen (oder auch nicht) können SIe im Sugar E-Mail Client über einen Rechtsklick auf eine E-Mail diese importieren. Dabei müssen Sie keine zusätzlichen Angaben machen, Sugar findet auch hier den richtigen Kontakt / Interessenten / Firma aufgrund der E-Mail Adresse. Aber natürlich können Sie auch manuell ein Sugar Objekt angeben. Was aber kaum jemand weiß: Sie können dieses Spielchen auch mit 100 E-Mails zugleich machen. Markieren Sie alle die Sie importieren möchten, klicken Sie auf die rechte Maustaste und bestätigen Sie. Einfacher geht's nicht.

Wichtig: E-Mails werden niemals doppelt importiert.


Und das Schöne ist: Selbst wenn Sie eine Adresse oder Person erst später anlegen - die bereits importierte E-Mail ordnet sich dann selbsttätig zu.

 

Wie immer: Alle von uns veröffentlichten Tipps & Tricks sind OHNE JEGLICHE GEWÄHR. Eine Änderung an Ihrem System erfolgt ausschließlich auf eigene Gefahr. Bitte machen Sie daher vor JEDEM Eingriff eine Kopie der Datenbank UND Ihres Sugar Verzeichnisses. Better safe than sorry...